Política de Privacidad

Aviso importante: este documento es una base redactada como punto de partida. Antes de publicarlo debe ser revisado y ajustado por un abogado, considerando la operación real, los proveedores contratados y la normativa vigente en cada país donde se preste el servicio.

IgnacIA es una plataforma de agentes de inteligencia artificial conversacionales. Las empresas clientes la usan para atender, vender y resolver por WhatsApp, chat web y llamadas de voz. Esta política aplica al sitio ignacia.ai, al panel de la plataforma y a los servicios donde se muestra este documento.

Al usar IgnacIA aceptas esta política y nuestros Términos y Condiciones.

Es importante distinguir dos situaciones, porque las obligaciones son distintas en cada una:

• Cuando procesamos datos de nuestros propios visitantes, prospectos y usuarios del panel, actuamos como responsable del tratamiento.
• Cuando un agente conversa con los clientes finales de una empresa que nos contrató, actuamos como encargado del tratamiento por cuenta de esa empresa. Ella define para qué se usan esos datos y nosotros los procesamos siguiendo sus instrucciones y el contrato de servicio.

Si conversaste con un agente y quieres ejercer tus derechos sobre esos datos, puedes escribirnos y te derivaremos a la empresa responsable, o bien contactarla directamente.

Recopilamos distintos tipos de datos, siempre limitados a lo necesario para prestar el servicio.

Datos de cuenta

• Nombre, correo electrónico y teléfono de las personas que usan el panel de IgnacIA
• Empresa, cargo y rol asignado dentro de la plataforma
• Credenciales de acceso (almacenadas de forma cifrada)

Datos de conversación

• El contenido de los mensajes intercambiados entre el usuario final y el agente, por WhatsApp, chat web o voz
• Identificadores del canal: número de teléfono, identificador de sesión del widget o del llamado
• En canales de voz, la grabación del audio y su transcripción, cuando el cliente activa esa función
• Los datos que la persona entrega durante la conversación: nombre, correo, dirección, número de pedido u otros que el flujo requiera
• Los registros de las acciones que el agente ejecuta en sistemas del cliente (tickets creados, horas agendadas, consultas de estado)

Datos técnicos

• Registros de acceso y uso de la plataforma
• Información del dispositivo y navegador para seguridad y soporte
• Métricas agregadas de volumen, tiempos de respuesta y derivación a humano

Pide a los agentes solo los datos que el flujo necesita. Si una conversación puede tocar datos sensibles (salud, situación socioeconómica u otros), la empresa cliente debe configurarlo con resguardos adicionales y la base legal correspondiente.

Usamos los datos para prestar y mejorar el servicio contratado:

• Hacer funcionar a los agentes: entender el mensaje, mantener el contexto de la conversación y responder
• Ejecutar las acciones integradas que el cliente configuró en su CRM, ERP o agenda
• Mostrar el historial de conversaciones en el panel para que el equipo humano supervise y tome el control cuando corresponda
• Dar soporte técnico y acompañamiento en la implementación
• Mejorar la seguridad, disponibilidad y calidad del servicio
• Enviar comunicaciones operativas y, con tu consentimiento, información comercial

No vendemos datos de conversaciones ni los usamos para publicidad de terceros.

Los agentes funcionan sobre modelos de lenguaje. Parte de esos modelos son operados por proveedores externos, por lo que el contenido de la conversación se transmite a ellos para generar la respuesta.

• Contratamos a esos proveedores bajo condiciones que prohíben usar el contenido de las conversaciones para entrenar sus modelos
• Los proveedores actúan como subencargados y están sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad
• La lista actualizada de subencargados está disponible a solicitud escribiendo a contacto@ignacia.ai

Ten presente que una respuesta generada por un modelo de lenguaje puede contener errores. Los agentes son un apoyo a la operación y no reemplazan la revisión humana cuando la decisión lo amerita.

No vendemos tus datos. Solo los compartimos en estos casos:

• Proveedores de modelos de lenguaje y de transcripción o síntesis de voz, en la medida necesaria para generar la respuesta
• Proveedores de los canales de mensajería y telefonía a través de los cuales viaja la conversación
• Proveedores de infraestructura cloud, almacenamiento y monitoreo, bajo acuerdos de confidencialidad
• Integraciones que la empresa cliente active expresamente (CRM, ERP, agendas, facturación)
• Autoridades competentes cuando la ley lo exija

Con cada subencargado mantenemos un acuerdo escrito que le exige medidas de seguridad equivalentes a las nuestras y le prohíbe usar los datos para fines propios.

Conservamos las conversaciones y sus datos asociados mientras la cuenta del cliente esté activa y por el período necesario para cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

• El cliente puede definir plazos de retención más cortos para el historial de conversaciones y para las grabaciones de voz
• Las grabaciones de audio pueden eliminarse conservando solo la transcripción, si el cliente lo configura así
• Al término del contrato, el cliente puede solicitar la exportación de sus conversaciones y su posterior eliminación
• Los respaldos se eliminan según los ciclos de rotación de nuestra infraestructura

En Chile, la Ley 19.628 sobre protección de la vida privada te reconoce los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición sobre tus datos personales. Puedes:

• Acceder a los datos personales que procesamos sobre ti, incluidas las conversaciones que sostuviste con un agente
• Solicitar la rectificación de datos inexactos o desactualizados
• Solicitar la eliminación de tus datos cuando corresponda
• Oponerte al tratamiento o revocar el consentimiento que hayas entregado
• Solicitar una copia de tus datos en un formato legible

Si resides en el Espacio Económico Europeo o en el Reino Unido, y el Reglamento General de Protección de Datos resulta aplicable, cuentas además con los derechos de limitación del tratamiento, portabilidad y a no ser objeto de decisiones automatizadas con efectos significativos, así como con el derecho a reclamar ante tu autoridad de control.

Para ejercer estos derechos escríbenos a contacto@ignacia.ai indicando tu solicitud y el canal por el que conversaste. Si los datos pertenecen a una empresa cliente que actúa como responsable, trasladaremos tu solicitud a ella.

Las conversaciones se almacenan en infraestructura cloud con cifrado en tránsito y en reposo, respaldos automáticos y controles de acceso por rol. El acceso del equipo de IgnacIA al contenido de las conversaciones está restringido a lo necesario para soporte y operación, y queda registrado.

Parte del procesamiento ocurre en servidores ubicados fuera de Chile, incluidos los de nuestros proveedores de modelos de lenguaje. En esos casos exigimos garantías contractuales de protección equivalentes, incluyendo cláusulas contractuales tipo cuando la transferencia queda sujeta al RGPD.

El responsable de esta plataforma es [RAZÓN SOCIAL], RUT [RUT], con domicilio en [DIRECCIÓN COMERCIAL], Chile.

Si tienes preguntas sobre esta política o sobre el tratamiento de tus datos, escríbenos a contacto@ignacia.ai o visita nuestra página de contacto.